Darbuotojų apklausos privatumo pranešimas

Šiame pranešime paaiškinama, kaip tvarkomi tavo asmens duomenys, kai dalyvauji nurodytos organizacijos darbuotojų gerovės ir darbo aplinkos apklausoje. Jis papildo trumpą informaciją, pateikiamą prieš pildant anketą. Apklausa vykdoma platformoje app.motify.lv.

1. Kas atsakingas už duomenų tvarkymą?

Konkrečios apklausos asmens duomenų valdytojas yra organizacija, kurios pavedimu vykdoma apklausa. Valdytojo pavadinimas, kontaktinė informacija ir duomenų apsaugos pareigūno kontaktinė informacija (jei taikoma) pateikiami trumpajame privatumo pranešime prieš pradedant apklausą.

Šį išsamų privatumo pranešimą reikia skaityti kartu su konkrečios apklausos trumpuoju privatumo pranešimu. Abu dokumentai kartu pateikia informaciją apie asmens duomenų tvarkymą atitinkamoje apklausoje.

Duomenų tvarkytojas yra SIA „Motify“, registracijos Nr. 40103454804, Jūras iela 44A, Engure, Tukuma novads, LV-3113, Latvija; el. paštas motify@motify.lv. „Motify“ organizuoja duomenų rinkimą ir analizę valdytojo pavedimu. Jei kreipsiesi į „Motify“ dėl savo duomenų apsaugos teisių, padėsime perduoti prašymą valdytojui.

2. Kodėl vykdome apklausą ir koks yra teisinis pagrindas?

Darbo aplinkos rizikos vertinimas. Apklausos tikslas — įvertinti darbo aplinką, įskaitant psichosocialinę riziką, darbo reikalavimus, išteklius, darbuotojų savijautą ir gerovę, kad valdytojas galėtų nustatyti būtinas darbo aplinkos gerinimo ir prevencines priemones. Tvarkymo pagrindas — BDAR 6 straipsnio 1 dalies c punktas: valdytojui taikomos teisinės prievolės vykdymas. Jei apklausoje gaunami su asmeniu susiejami sveikatos duomenys, taip pat taikomas BDAR 9 straipsnio 2 dalies b punktas, laikantis darbo teisės ir darbuotojų saugos bei sveikatos reikalavimų.

Latvijoje ši prievolė grindžiama Darbo apsaugos įstatymu ir Ministrų kabineto taisyklėmis Nr. 660 dėl darbo aplinkos vidaus priežiūros.

Kvietimai, prieigos suteikimas ir priminimai. Darbdavio perduotą kontaktinę informaciją ir individualų apklausos kodą naudojame darbuotojams pakviesti, prieigai prie anketos suteikti, atsitiktiniam pakartotiniam pildymui išvengti ir, jei numatyta, priminimams siųsti. Šis tvarkymas susijęs su minėto apklausos tikslo įgyvendinimu.

Individuali ataskaita, jei siūlome tokią galimybę. Jei savanoriškai pasirenki gauti savo gerovės ataskaitą, šiam atskiram tikslui prašome tavo aiškaus sutikimo (BDAR 6 straipsnio 1 dalies a punktas; jei ataskaitoje yra sveikatos duomenų — taip pat 9 straipsnio 2 dalies a punktas). Atsisakymas gauti ataskaitą neturi įtakos galimybei dalyvauti apklausoje. Sutikimą galima atšaukti parašius adresu motify@motify.lv. Atšaukimas netaikomas duomenims, kurie jau teisėtai sutvarkyti darbo aplinkos rizikai vertinti.

3. Kokius duomenis tvarkome ir iš kur juos gauname?

Iš darbdavio: būtiną kvietimo ir identifikavimo informaciją, pavyzdžiui, vardą, el. pašto adresą, padalinį, pareigas ar pareigybių grupę, darbo stažą ir individualų apklausos kodą, kiek tai numatyta šiame projekte.

Iš tavęs: atsakymus apie darbo patirtį, krūvį, santykius, darbo aplinką, motyvaciją ir gerovę; kai kuriuose klausimuose — ir apie fizinę ar psichinę savijautą, kuri gali būti laikoma sveikatos duomenimis.

Iš apklausos sistemos: techninius prieigos, saugumo ir klaidų įrašus, pavyzdžiui, sesijų identifikatorius ir įrenginio ar tinklo techninius duomenis, kiek jie būtini platformos veikimui.

Jei pasirenki individualią ataskaitą: tavo pasirinkimą gauti ataskaitą, sutikimo patvirtinimą, apskaičiuotus individualius rodiklius ir ataskaitai išsiųsti būtiną informaciją.

4. Ką reiškia apklausa taikant pseudonimų suteikimą?

Tavo atsakymams suteikiamas individualus kodas. Kontaktinę informaciją ir informaciją, leidžiančią susieti tapatybę, saugome atskirai nuo apklausos atsakymų. Ribotam skaičiui įgaliotų „Motify“ darbuotojų techniškai gali būti įmanoma atkurti kodo ir asmens ryšį. Todėl ši apklausa nėra visiškai anoniminė.

Darbdaviui pateikiami apibendrinti organizacijos ir jos darbuotojų grupių rezultatai, o ne individualūs atsakymai ar kodų ir asmenų tapatybių susiejimo lentelė. Apklausos rezultatus pateikiame apibendrintai, laikydamiesi minimalaus grupės dydžio — bent 5 respondentai. Grupių, kuriose apklausoje dalyvavo mažiau nei 5 respondentai, rezultatų atskirai nepateikiame, siekdami sumažinti individualių atsakymų identifikavimo riziką. Laisvo teksto komentarus tvarkome taip, kad kiek įmanoma sumažintume darbuotojų ir kitų asmenų atpažįstamumą. Tačiau ypač mažose grupėse arba pagal specifinius komentarus atpažinimo rizikos visiškai pašalinti neįmanoma.

Jei apklausa kartojama, jos rezultatus lyginame su ankstesniais matavimais organizacijos ir padalinių lygmeniu, naudodami apibendrintus duomenis. Atskirų respondentų atsakymus tarp apklausų etapų susiejame tik tada, kai to reikia individualioms ataskaitoms parengti arba statistiškai pagrįstam pokyčių vertinimui, įskaitant pasikliautinųjų intervalų ir standartinių paklaidų skaičiavimą naudojant pakartotinius individualius matavimus. Tokį susiejimą atliekame naudodami identifikatorius, kuriems suteikti pseudonimai. Individualūs rezultatai darbdaviui neperduodami.

5. Kam duomenys gali būti prieinami?

Prie individualių apklausos atsakymų ir su tapatybe susiejamų duomenų prieina tik įgalioti asmenys, kuriems tai būtina pareigoms atlikti. „Motify“, kaip duomenų tvarkytojas, techninei infrastruktūrai ir ryšiams užtikrinti gali pasitelkti kitus duomenų tvarkytojus:

• Vercel — apklausos platformos veikimas ir, jei numatyta, ataskaitų failų saugojimas (ES infrastruktūra).
• MongoDB Atlas — apklausos duomenų bazės saugojimas (ES regionas).
• Twilio SendGrid — apklausos kvietimų ir individualių ataskaitų siuntimas el. paštu.
• BudgetSMS — apklausos kvietimų siuntimas nurodytais telefono numeriais ir nuorodų į individualias ataskaitas siuntimas.
• Documint — individualios PDF ataskaitos generavimas naudojant tam būtinus rezultatų duomenis (JAV).

Individualūs atsakymai neperduodami kitiems darbuotojams ar vadovams vien dėl to, kad jie dirba toje pačioje organizacijoje. Įstatymų nustatytais atvejais duomenų perdavimas kompetentingoms institucijoms gali būti privalomas.

6. Ar duomenys perduodami už Europos ekonominės erdvės ribų?

Pagrindiniai apklausos duomenys saugomi ES regionuose. Atskiroms technologijoms ar pagalbai teikti gali būti pasitelkiami paslaugų teikėjai už Europos ekonominės erdvės (EEE) ribų, įskaitant JAV, ypač jei projekte generuojamos individualios PDF ataskaitos. Duomenys už EEE ribų perduodami tik naudojant BDAR V skyriuje numatytą teisėtą mechanizmą.

7. Kiek laiko saugome duomenis?

Asmens duomenis saugome tik tiek, kiek būtina apklausos tikslui. Standartinis terminas — iki dvejų metų po apklausos pabaigos, nebent sutartyje su valdytoju nustatytas trumpesnis terminas arba yra kitas tinkamas teisinis pagrindas. Konkrečios apklausos asmens duomenų saugojimo terminas ir jo skaičiavimo pradžia nurodomi trumpajame privatumo pranešime, pateikiamame prieš pradedant apklausą. Pasibaigus nustatytam terminui, asmens duomenis ištriname arba negrįžtamai nuasmeniname, nebent yra kitas teisinis pagrindas juos toliau saugoti.

Negrįžtamai nuasmeninti organizacijos lygmens apibendrinimai gali būti saugomi ilgiau statistikos ir lyginamosios analizės tikslais, jei valdytojas leido juos naudoti ir informacija nebeleidžia identifikuoti konkrečių žmonių.

8. Ar dalyvavimas privalomas?

Dalyvavimas apklausoje ir atsakymų pateikimas yra savanoriškas. Nenoras pildyti anketos neturi sukelti darbuotojui neigiamų pasekmių. Tačiau valdytojas gali turėti teisinę prievolę vertinti darbo aplinkos riziką. Ši prievolė yra asmens duomenų tvarkymo teisinis pagrindas, o ne tavo pareiga pateikti konkrečius atsakymus.

9. Tavo teisės ir kontaktai

Jei taikomas BDAR ir galima identifikuoti tavo duomenis, turi teisę gauti informaciją apie jų tvarkymą, prašyti susipažinti su duomenimis, ištaisyti netikslumus, ištrinti duomenis arba apriboti jų tvarkymą teisės aktuose numatytais atvejais. Priklausomai nuo tvarkymo pagrindo, taip pat gali būti taikoma teisė nesutikti su tvarkymu ir teisė į duomenų perkeliamumą.

Jei individuali ataskaita rengiama remiantis sutikimu, šį sutikimą gali bet kada atšaukti; tai nedaro poveikio anksčiau teisėtai atlikto tvarkymo teisėtumui. Tačiau teisine prievole grindžiamo darbo aplinkos rizikos vertinimo negalima sustabdyti vien atšaukiant sutikimą, nes sutikimas nėra šio tvarkymo pagrindas.

Prašymus siųsk duomenų valdytojui: motify@motify.lv. Atsakysime nepagrįstai nedelsdami, paprastai per vieną mėnesį. Jei manai, kad tavo teisės pažeistos, gali kreiptis į Latvijos Valstybinę duomenų inspekciją (www.dvi.gov.lv) arba atitinkamos šalies duomenų apsaugos priežiūros instituciją.

10. Automatizuoti skaičiavimai ir pranešimo pakeitimai

Apklausos sistema gali automatiškai apskaičiuoti grupių rodiklius ir, tavo pasirinkimu, individualią gerovės ataskaitą. Apklausa nėra skirta automatizuotiems personalo sprendimams dėl atskirų darbuotojų, kurie sukeltų teisinių ar panašių reikšmingų pasekmių, priimti.

Jei pasikeičia apklausos tikslas, duomenų apimtis, saugojimas ar gavėjai, šį pranešimą atnaujiname ir informuojame tave pagal taikomus reikalavimus.